Por que a segurança da informação aumenta a produtividade da empresa?

A segurança das informações é uma preocupação constante em praticamente todas as empresas. Isso é compreensível, afinal, quem é que gosta de perder dados importantes sobre o seu negócio? Mas o que muitos empresários não levam em consideração é que o fato de proteger suas informações não é apenas uma questão de segurança, mas também de produtividade. Não entendeu? Então continue lendo.

A segurança de suas informações, assim como um gerenciamento eficaz de arquivos impactam diretamente na produtividade de sua empresa. Afinal de contas, caso as informações de seu negócio não sejam gerenciadas corretamente, surgirão problemas, que naturalmente terão de ser resolvidos, custando tempo e paciência.

Mas não para por aí. Confira a seguir mais quatro motivos para você adotar um bom sistema de gestão de conteúdo empresarial (ECM):

1- Menos confusões e mais desempenho:

De acordo com uma pesquisa divulgada no site americano “Medium”, um único funcionário gasta em média 4,5 horas semanais, apenas procurando por documentos. Esse desperdício de tempo não apresenta apenas um grande prejuízo para a empresa, mas um desgaste desnecessário do humor dos empregados.

Utilizando um bom software de gerenciamento de informações como o M-Files, você e seus funcionários deixarão de perder tempo procurando por arquivos importantes, que foram salvos em locais inapropriados e podendo assim, se concentrar nas tarefas que realmente importam.

2- Facilita o trabalho fora do escritório:

Com a ascensão dos smartphones, está cada vez mais fácil trabalhar do lado de fora do escritório. Tarefas importantes como responder um e-mail, remarcar uma reunião ou falar com clientes podem ser feitas de qualquer lugar e em poucos minutos.

No caso do M-Files, essa facilidade vai ainda mais além. Ele possibilita que você acesse seus documentos através de seus dispositivos móveis e SEM O USO DA INTERNET.

Para completar, o M-Files mantém todos os seus dados seguros, com isso, você não precisa se preocupar com a integridade dos dados. Assim sendo, seus funcionários ganham em produtividade, podendo acessar e trabalhar em seus documentos facilmente, independentemente do local em que estiverem.

3- Mantém seus funcionários focados e seus computadores livres de vírus

Acessar sites não confiáveis pode fazer com que seus computadores contraiam vírus, o que pode comprometer suas máquinas de forma permanente. Não é necessário explicar o quanto isso é prejudicial para o seu negócio, certo?

Quando você não conta com um bom sistema de gerenciamento de informações, todos os seus documentos e arquivos importantes podem se perder para sempre, no momento em que a sua rede é contaminada por um vírus.

Uma boa maneira de evitar essa situação é a realizar a configuração de seus navegadores, impedindo que seus funcionários acessem sites duvidosos. Fazendo isso, você também pode restringir o acesso dos trabalhadores às tentadoras redes sociais, inimigas da concentração e da produtividade.

4- Diminui a preocupação que também é improdutiva

Ter que se preocupar em salvar seus documentos no local correto ou com o espaço disponível em seus depositórios também custa tempo trabalhado. O M-Files elimina essas preocupações, pois seu avançado sistema organiza seus documentos com base “no que são” ao invés de “aonde estão”. Com ele, seus arquivos serão armazenados numa nuvem segura, poupando o espaço de suas máquinas.