Pesquisa M-Files: Maneiras de gerenciar informações nas empresas

Está cada vez mais complicado gerenciar informações comerciais. A quantidade de dados gerados vem tomando proporções gigantescas e este crescimento não vai diminuir, muito pelo contrário, a tendência é de que aumente gradativamente com o passar dos anos.

O maior desafio para as grandes corporações é administrar toda informação que é, muitas vezes, espalhada por sistemas e repositórios diferentes, como unidades de rede compartilhadas, e-mails, sistemas de gerenciamento de documentos e aplicativos de compartilhamento de arquivos.

A verdade é que, quanto maior a corporação, maior o volume de informações e, muitas vezes, mais sistemas e repositórios são utilizados. Fornecer acesso rápido e fácil às informações necessárias é crucial para a produtividade das equipes, bem como para o sucesso comercial do empreendimento.

O pessoal do M-Files elaborou uma pesquisa com gerentes da área de TI em empresas de médio e grande porte do Reino Unido para entender como eles lidam com a complexidade de gerenciar informações.

Entenda como e onde as empresas gerenciam a informação?

55% das organizações armazenam e gerenciam informações em dois ou mais repositórios. A maioria usa o Microsoft SharePoint ou OneDrive (34%), seguido de perto por pastas de rede (25%) e outros aplicativos de linha de negócios, como CRM e SAP (11%).

No entanto, apenas 10% tinham acesso a uma solução de gerenciamento de documentos ou de gerenciamento de conteúdo corporativo (ECM).

Desafios da gestão de informação

Em seguida, foi perguntado quais os principais desafios de gerenciar informações. As respostas foram as seguintes:

• 24% dos entrevistados afirmaram que a informação está sendo armazenada e gerenciada em múltiplos depósitos fragmentados e isso se tornou um problema.
• 20% acham a busca de informações problemáticas e demoradas (isso acontece, pois a busca é feita em vários sistemas e repositórios).
• 16% têm conteúdo duplicado e informações em vários repositórios – tornando difícil garantir que eles apenas acessem e trabalhem na versão correta e mais recente.

Os usos de vários repositórios para armazenar conteúdo causam silos de informações, que são documentos que residem dentro de mais de um sistema que não se comunicam livremente entre sí, causando diversos problemas, como por exemplo, a duplicação de conteúdo sem necessidade.

28% dos entrevistados declararam que sua organização tem um problema causado por silos de informações e apenas 27% disseram que não sentiam o problema. O resto não soube opinar.

Acessar e gerenciar informações remotamente foi outro desafio detectado na pesquisa. Para os entrevistados a falta destes recursos dificulta significativamente a produtividade e a satisfação dos funcionários.

Apenas 16% disseram que todos os funcionários podem acessar informações e aprovar documentos de seus dispositivos móveis. Por outro lado, 80% têm apenas acesso parcial ou nenhum acesso a informações com seus dispositivos móveis.

Com os olhos no futuro

Tendo identificado os principais problemas de gerenciamento de informações que afetam as empresas, como os silos de informações, a falta de mobilidade e a necessidade de acesso rápido e fácil à informação, foi perguntado também sobre as prioridades do gerenciamento de informações para o segundo semestre de  2017.

Para muitos (28%), a principal prioridade era unificar repositórios de informações existentes. Em segundo, a necessidade de digitalizar documentos, com 19%. E por fim, 16% achou que implementar o acesso móvel à gestão de informação era prioritário.

O que é óbvio depois desta pesquisa é que simplesmente adicionar outro repositório não é a resposta – é necessária uma nova abordagem. O futuro do gerenciamento de informações consiste em agregar contexto ao conteúdo e permitir que as empresas gerenciem informações com base no que é, e não onde é armazenado.

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