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O papel do documento e captura de dados na transformação digital

O papel do documento e captura de dados na transformação digital

Atualmente, muitas empresas enfrentam um aumento nos custos imobiliários, sobrecarga de informações digitais, mudanças regulatórias, novas exigências de conformidade e aumento da concorrência nos mercados em todos os setores. É por isso que os líderes organizacionais raramente precisam ser convencidos para impulsionar a eficiência e otimizar os processos de negócios: as iniciativas de transformação digital prometem fortes rendimentos e continuam sendo uma alta prioridade.

A transformação digital é simplesmente direcionar áreas específicas dentro de uma organização para garantir que os processos de negócios rotineiros e os procedimentos padrão sejam seguidos, o que, por sua vez, contribui para as eficiências.

A perspectiva do gerenciamento de documentos

De uma perspectiva de gerenciamento de documentos, significa automatizar procedimentos e extrair dados para uso comercial e aplicativo. Tomemos o exemplo de um escritório de advocacia, que pode receber casos em papel e formatos digitais. Com a ajuda da tecnologia de captura e digitalização de documentos, é possível capturar todos os dados necessários dos documentos recebidos – por exemplo, número do caso, taxa e arraste-os para o sistema de gerenciamento de casos da empresa para processamento adicional. Também fornece a capacidade de armazenar esses dados em outro sistema de negócios, por ex. solução financeira e contábil.

Quando realizados em diferentes locais do departamento, esses processos podem fornecer eficiências substanciais. Tomando o exemplo novamente de um escritório de advocacia, que provavelmente terá múltiplos escritórios em todo o país, eles podem ter a exigência de que todos os e-mails sejam digitalizados no escritório central / central, com novos assuntos enviados por e-mail aos gerentes. sou. Isso também ajudaria a melhorar as taxas de retenção de clientes e a reputação de atendimento ao cliente da empresa, oferecendo uma capacidade de resposta excepcional aos clientes.

Onde começar: livrar-se do papel

Uma iniciativa de transformação digital nem sempre precisa ser em toda a empresa desde o início e pode ser implementada em etapas. Para muitas empresas de pequeno e médio porte, o armazenamento físico não é apenas caro, mas também pode ser problemático classificar os documentos em papel para localizar as informações solicitadas. Este é, de fato, um bom lugar para iniciar um projeto / exercício de transformação digital.

Na primeira instância, a verificação dos arquivos e a extração dos metadados importantes podem ser colocados em um compartilhamento de arquivos de backup. Uma vez digitalizada, a empresa pode determinar exatamente quais dados precisam ser transferidos para os vários sistemas / processos de negócios, como gerenciamento de documentos, casos e assuntos, finanças e contabilidade. A economia de custos como resultado da diminuição do armazenamento físico (que pode ser substancial) pode ser usada para reinvestir em tecnologia.

Fundamentalmente, a transformação digital deve ser “business as usual”. Também deve ser fácil de implementar, não intrusivo e econômico. Concentre-se nas áreas que provavelmente produzirão o maior impacto para os negócios e serão implantadas em ordem de prioridade. Frequentemente, o programa é mais bem-sucedido quando realizado gradualmente em pedaços pequenos.

***Fonte: www.m-files.com\

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