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Saiba porque a integração de sistemas de ECM é um desafio para as empresas francesas

Saiba porque a integração de sistemas de ECM é um desafio para as empresas francesas

O grupo CXP publicou recentemente um relatório de pesquisa de gerenciamento de conteúdo empresarial (ECM) no mercado francês em cooperação com a M-Files.

Em seu relatório, a CXP conclui que a Transformação Digital está em ampla aceitação na França (71% das organizações estão com os seus projetos de transformação ativos) especialmente em organizações de médio e grande porte.

As forças motrizes por trás da adoção da ECM na França estão refletindo a tendência que vemos internacionalmente: a demanda passou do departamento de TI para os departamentos funcionais / empresariais, como contabilidade, finanças, produção, recursos legais e RH.

Esse fato também corrobora para o aumento da aplicação contínua da ECM que estamos vendo no mercado, onde a adoção não se caracteriza mais pela implementação de uma única plataforma monolítica de ECM para todos na empresa, mas sim como soluções especificadas que são adotadas em níveis diferentes para cada departamento.

Como tal, as organizações apoiam o impulso departamental para a inovação e a racionalização de processos. Um efeito colateral é que as empresas precisam cada vez mais lidar com múltiplas implementações de ECM dentro da empresa. De acordo com a pesquisa da CXP, a organização média possui de três a quatro fornecedores de soluções ECM.

Não surpreendentemente, isso ocasiona dores de cabeça, pois os sistemas precisam ser integrados para efetivamente suportar processos comerciais interdepartamentais. A pesquisa CXP indica que, para 56% das organizações, a integração dos sistemas de gerenciamento de informações é um desafio monumental.

Muito além de repositórios

Na nossa experiência, isto se estende além de apenas repositórios de documentos e e-mail: as organizações desejam acoplar conteúdo desestruturado, como propostas, contratos, planos de projetos, comunicação de e-mail, etc.

Além de outros dados estruturados, como por exemplo, clientes, projetos, riscos, pedidos e produtos, armazenados em seus Sistemas ERP e CRM (ou qualquer outro sistema de back-office para esse assunto).

Os metadados desempenham um papel fundamental na habilitação dessas conexões de forma ampla e eficaz. Por exemplo, uma proposta (que é um pedaço de conteúdo não estruturado) pode ser marcada com metadados que o vinculam a objetos de dados estruturados como o “cliente” a que se aplica e o “produto” relacionado, juntamente com outros atributos como “data”, “Pessoa de contato” e “projeto”.

Isso estabelece as bases para permitir que a proposta “apareça” onde e quando for necessário, juntamente com qualquer outra informação relacionada, como a comunicação por e-mail relacionada a essa proposta. Ser capaz de acessar imediatamente essa proposta e sua correspondência de e-mail relacionada de uma visão de “cliente” em um sistema de CRM oferece aos usuários um melhor acesso e conhecimento de informações que de outra forma perderiam.

O uso de metadados facilita a realização, pois funciona como cola entre informações e não é surpreendente que vejamos organizações que usam o M-Files integrando-o com um ou vários sistemas back-end em quase todos os casos.

Além disso, a fonte de repositório de proliferação é a crescente utilização de compartilhamentos de arquivos de rede e serviços de compartilhamento de arquivos on-line como o DropBox. É um sintoma de usuários rejeitando sistemas de ECM legados, muitas vezes complexos. Os usuários exigem a mesma experiência do usuário em sua vida de trabalho, obtendo das ferramentas fáceis que usam em sua vida privada.

Embora sejam fáceis de usar, essas ferramentas ainda não conseguem tornar a vida do usuário significativamente mais fácil, pois terão que viver com múltiplos sistemas e interfaces de usuário diferentes para fazer seu trabalho. A abordagem M-Files repositório-neutro para ECM está fornecendo uma resposta efetiva para este desafio, tendo recebido por isso, grande reconhecimento de analistas de mercado como o Gartner e Forrester.

Nós o vemos como o próximo passo na evolução do ECM, onde realmente não importa onde algo está armazenado: Não apenas “onde” como em “que pasta”, mas mesmo como em “que sistema ou repositório”. Independentemente de onde está armazenado, você pode acessá-lo instantaneamente, a partir de qualquer dispositivo.

Uma interface de usuário única, fácil de usar e otimizada para o dispositivo com a finalidade de acessar todo o conteúdo e informações é o que pode vir à sua mente imediatamente, mas podemos mesmo dar um passo adiante onde você teria várias interfaces de usuário capazes de acessar todo o conteúdo. Isso ainda pode demorar um pouco, mas na M-Files estamos avançando rápido, com essa idéia como base.

Agende uma demonstração interativa e gratuita aqui e confira como o M-Files pode te ajudar dentro da sua empresa com a integração de sistemas de ECM.

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